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一定要买Office吗?来看Google文件工具的6大妙用!

2020年06月14日 来源:http://www.msc4401.com

一定要买Office吗?来看Google文件工具的6大妙用!
G Suite 套件的出现可以说是颠覆了传统办公室软体,结合广大的云端功能,G Suite 套件可以做到很多不输给微软Office 套件的事,特别是与合作伙伴线上共同编辑文件等等,这可以大幅的提升工作效率,除此此外还有诸多便利的功能。
根据外媒《PC Mag》的分析,G Sutie 工具除了支援 doc、xls、ck101.com、odt 等常用文件格式,可以方便对不同文件进行编辑外,若能善用以下六个小技巧,还能更完美的运用 Google 文件的云端服务来完成工作。
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设定公开权限
如果想要建立共同文件编辑,就一定得开放文件的权限,亦即文件必须要是共享状态。目前 Google 文件最多可以有 200 人共享文件,不过如果超过 50 个人协同作者的话,后 150 人将只能查看文件而已。
该文件的创建人可以决定由谁拥有编辑权限,但如果嫌麻烦的话,也可以将文件设成「公开」。点击右上角的「共用」->「进阶」->「变更」,就可以改变权限。需要特别注意的是,设成「公开」意味着任何人都可以搜寻的到该文件,因为 Google 本身也成为该文件的拥有者之一。
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分别设定每个人的权限
当文件设置成共享时,该文件并不是任何人都对它拥有权限。Google 文件将文件共享人分成四个等级,文件创建者拥有的权限最大,可以执行任何操作、编辑者可以任意编辑文件内容,但必须要创建者同意才可以邀请更多人共同编辑、评论者可以查看内容,并留下注解、一般观众则可以观看更改流程。
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使用网路即时通
Google 文件允许众人在编辑时随时进行即时讯息,不需要经由其他的通讯软体或是电子邮件,非常方便。使用方法就是点击一个气球图标,就可以创立一个即时群组进行对谈。
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直接分享至 Gmail
由于 Google 文件是属于 G Sutie 的一份子,因此如果想将文件快速的用电子邮件寄出,可以透过快捷选项传送出去,而且并不是属于 Gmail 的附加文件,这意味用户不会有 25 MB 的容量限制,而是可以传送高达 10 GB 容量的文件。当然,该文件会先存在 Google Dive 里,因此文件越大就越会佔去 Google Drive 的空间。
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将 Google Drive 设定于 Windows 的「传送至」
要配合 Google Drive 的快捷选项,前提是用户必须先在 Windows 电脑中安装 Google Drive 的官方应用程式,该功能才能启用。打开 Windows 的「执行」,并贴上「%APPDATA%/ Microsoft / Windows / SendTo」指令就会开启 SendTo 资料夹,这时只需要将 Google Drive 应用程式的捷径複製进来就行了。
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使用 Web 剪贴板
当使用者在 Windows 或 Mac 作业系统里使用複製贴上时,就会将文字或媒体档案贴在系统的剪贴板中。在 Google 文件中一样也有个网路剪贴板,而且可以保存多个项目。只要将想要的文字匡选起来,在「编辑」->「Web 剪贴板」就可以将想要的内容贴到「Web 剪贴板」,供编辑者在其他 Google 云端应用程式中使用。如果嫌保存的内容太多的话,可以打开 Web 剪贴板中清除所有内容。 
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